การเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าคืออะไร

การเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าหรือที่เรียกว่าการเรียกเก็บเงินตามรอบคือระบบที่จะสร้างคำขอการชำระเงินและใบแจ้งหนี้ตามรอบประจำขึ้น ซึ่งเมื่อคำนึงถึงโมเดลค่าบริการของธุรกิจแล้ว กำหนดเวลาในการเรียกเก็บเงินจะเป็นไปตามปัจจัย 2 ประการดังนี้

• ระยะเวลาที่ตั้งไว้: ธุรกิจจะเรียกเก็บการชำระเงินและออกใบแจ้งหนี้หลังจากสิ้นสุดรอบการเรียกเก็บเงินที่ตกลงกันไว้ (เช่น รายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี)

• ขีดจำกัดการใช้งาน: ในบางโมเดลการเรียกเก็บเงินตามการใช้งาน ระบบจะเรียกเก็บเงินจากลูกค้าเมื่อถึงจำนวนการใช้งานที่กำหนดไว้ ตัวอย่างเช่น บริการคลาวด์อาจเรียกเก็บเงินจากลูกค้าเมื่อมีการใช้งานถึง 1,000 ยูโร ไม่ว่าจะเกิดขึ้นหลังจากหนึ่งเดือนหรือเพียงไม่กี่วันหลังจากการชำระเงินครั้งล่าสุดก็ตาม

ในการจัดการการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า ธุรกิจจำนวนมากจะใช้ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินที่รวบรวมข้อมูลที่จำเป็นโดยอัตโนมัติ เช่น แพ็กเกจตามสัญญาหรือข้อกำหนดการให้บริการ และประมวลผลการชำระเงินตามกำหนดเวลา

ด้วยระบบแบบเดิม การเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้จะเป็นขั้นตอนที่แยกจากกัน ตัวอย่างเช่น หากธุรกิจตั้งค่าการหักบัญชี SEPA ผ่านธนาคารโดยใช้ดราฟต์ธนาคารเพื่อทำให้การชำระเงินของลูกค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติ ธุรกิจจะต้องสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง เนื่องจากธนาคารไม่สามารถเข้าถึงระบบออกใบแจ้งหนี้ของธุรกิจได้

ปัจจุบันนี้มีเครื่องมืออย่าง Stripe Billing ที่ช่วยให้คุณสร้างใบแจ้งหนี้ได้โดยอัตโนมัติและซิงค์กับขั้นตอนการเรียกเก็บเงินได้ การรวมขั้นตอนเหล่านี้เข้าด้วยกันทำให้คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้ได้ทันทีหลังจากยืนยันการชำระเงินแล้ว ซึ่งจะช่วยลดข้อผิดพลาดจากการดำเนินการด้วยตัวเองและช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการทางการเงินได้ นอกจากนี้ หากลูกค้าเปลี่ยนแพ็กเกจระหว่างรอบการเรียกเก็บเงิน Billing ก็จะปรับจำนวนเงินที่ค้างชำระโดยอัตโนมัติและใช้การเรียกเก็บเงินแบบแบ่งชำระตามสัดส่วนที่ถูกต้อง

การเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าเป็นที่นิยมใช้อย่างแพร่หลายในหมู่บริษัทที่ให้บริการออนไลน์ในสเปน เช่น แพลตฟอร์มสตรีมมิงหรือผู้ให้บริการระบบซอฟต์แวร์ (SaaS) วิธีการเรียกเก็บเงินนี้ยังเป็นทางเลือกที่ดีในการให้ลูกค้าผ่อนชำระตามข้อตกลงเฉพาะบุคคลอีกด้วย

การเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้ามีประโยชน์อย่างไร

การตั้งค่าระบบการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าในธุรกิจที่มีโมเดลรายได้แบบตามรอบมีข้อดีทั้งต่อบริษัทและลูกค้า

ข้อดีสำหรับธุรกิจ

• คาดการณ์รายได้ได้มากขึ้น: การมีภาพรวมที่ชัดเจนเกี่ยวกับผลกำไรและวันที่ชำระเงินในแต่ละรอบบิลจะช่วยให้ธุรกิจจัดการกระแสเงินสดของตนเองได้ดีขึ้น

• งานด้านธุรการน้อยลง: การลดงานที่ต้องทำด้วยตนเองยังช่วยลดต้นทุนในการบริหารจัดการได้อีกด้วย ในปี 2023 ธุรกิจในสเปนสามารถประหยัดเงินได้มากกว่า 3.5 พันล้านยูโรด้วยการใช้ระบบการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ตามที่กำหนดโดยกฎหมาย Create and Grow

• การปฏิเสธการชำระเงินน้อยลง: การเรียกเก็บเงินที่เชื่อถือได้สามารถเพิ่มอัตราการอนุมัติและลดโอกาสที่การชำระเงินจะถูกปฏิเสธได้ นอกจากนี้ Stripe Billing ยังมีฟีเจอร์ในตัวสองรายการเพื่อเพิ่มอัตราการชำระเงินสำเร็จ ได้แก่ Adaptive Acceptance ที่ใช้ AI เพื่อลดการปฏิเสธที่ผิดพลาด และ Smart Retries ที่จะลองเรียกเก็บเงินซ้ำในช่วงเวลาที่เหมาะสมที่สุด

• ความภักดีของลูกค้า: การชำระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าช่วยส่งเสริมการใช้งานที่สม่ำเสมอ และสามารถลดจำนวนลูกค้าที่เปลี่ยนไปใช้บริการอื่นได้ การรักษาความต่อเนื่องนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมที่มีการแข่งขันสูงและในกรณีของการชำระเงินตามรอบบิลที่มีราคาต่ำ ซึ่งอาจเป็นประโยชน์อย่างมากต่อธุรกิจในสเปน เนื่องจากสเปนเป็นประเทศอันดับที่สองของยุโรปที่มีการลดลงของความภักดีของลูกค้าต่อแบรนด์

ข้อดีสำหรับลูกค้า

• เพิ่มความสะดวกสบาย: การชำระเงินแบบอัตโนมัติช่วยลดโอกาสที่ลูกค้าจะพลาดวันครบกำหนดการชำระเงิน ซึ่งสามารถช่วยป้องกันการหยุดชะงักของการให้บริการได้

• ประหยัดเวลา: การเลือกใช้การชำระเงินแบบอัตโนมัติสามารถช่วยให้ลูกค้าประหยัดเวลาโดยไม่ต้องคอยดำเนินขั้นตอนการชำระเงินด้วยตนเองที่ยุ่งยากในทุกครั้ง

• ราคาที่ต่ำลง: หลายบริษัทเสนอส่วนลดให้กับลูกค้าที่ภักดีเมื่อใช้งานการชำระเงินตามรอบบิลระยะยาว ตัวอย่างเช่น การสมัครใช้บริการ SaaS แบบรายปีอาจคิดค่าใช้จ่ายเทียบเท่ากับการชำระรายเดือนเพียง 10 เดือน แม้ว่าจะครอบคลุมบริการนานถึง 12 เดือนก็ตาม

วิธีการใช้งานการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าในสเปน

เพื่อให้ได้รับประโยชน์จากข้อดีที่กล่าวไว้ข้างต้น คุณจำเป็นต้องเข้าใจวิธีตั้งค่าและจัดการใบแจ้งหนี้แบบตามรอบ ขั้นตอนพื้นฐานมีดังนี้

• เลือกการชำระเงินตามรอบบิล: ระบุผลิตภัณฑ์หรือบริการที่จะเรียกเก็บเงินเป็นประจำ

• กำหนดโมเดลค่าบริการ: ตัดสินใจว่าจะใช้โมเดลค่าบริการแบบใด ตัวอย่างเช่น คุณอาจเลือกใช้ค่าธรรมเนียมแบบคงที่ ค่าบริการตามการใช้งาน การเรียกเก็บเงินตามจำนวนผู้ใช้ หรือค่าบริการแบบแบ่งระดับ ซึ่งเป็นรูปแบบที่พบได้บ่อยในธุรกิจ SaaS

• กำหนดค่าตัวเลือกการชำระเงิน: ลูกค้าของคุณจะถูกเรียกเก็บเงินโดยอัตโนมัติผ่านวิธีการชำระเงินที่คุณเลือกใช้ ตัวอย่างเช่น ธุรกิจในสเปนประมวลผลการชำระเงินตามแบบแผนล่วงหน้า 77.5% ผ่านการหักบัญชีอัตโนมัติ

• ออกใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ: ในระบบแบบดั้งเดิม การออกใบแจ้งหนี้จะแยกจากขั้นตอนการเรียกเก็บเงิน ซึ่งแม้ว่าซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้บางตัวก็อาจช่วยให้คุณทำขั้นตอนนี้ให้เป็นอัตโนมัติได้ แต่หากคุณใช้โซลูชันที่รวมการชำระเงินและการเรียกเก็บเงินไว้ด้วยกัน เช่น Stripe Billing แล้ว คุณก็จะสามารถซิงค์ทั้งสองขั้นตอนเข้าด้วยกันในแต่ละรอบบิลได้อีกด้วย

ภาระผูกพันด้านกฎหมายและภาษีของการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า

ไม่ว่าคุณจะใช้เครื่องมือใดสำหรับการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า เครื่องมือนั้นจะต้องเป็นไปตามระเบียบข้อบังคับของสเปนในปัจจุบัน ภาระผูกพันทางกฎหมายและภาษีที่สำคัญที่คุณควรทราบมีดังนี้

• รับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดของซอฟต์แวร์: แอปพลิเคชันที่คุณใช้ในการสร้างใบแจ้งหนี้และจัดการการเรียกเก็บเงินโดยอัตโนมัติต้องปฏิบัติตามพระราชกฤษฎีกา 1007/2023 กฎหมายต่อต้านการฉ้อโกง และกฎหมาย Create and Grow ข้อกำหนดหนึ่งประการคือแอปพลิเคชันต้องบันทึกการชำระเงิน ณ เวลาที่ดำเนินการจริง

• ปฏิบัติตามกฎการหักบัญชีอัตโนมัติ: หากคุณรับชำระเงินผ่านการหักบัญชีอัตโนมัติ ลูกค้าจะต้องลงนามในหนังสือมอบอำนาจ SEPA ตามที่ระเบียบข้อบังคับของสหภาพยุโรป 260/2012 กำหนดสำหรับการหักบัญชีเงินยูโรโดยอัตโนมัติ

• ให้สิทธิ์เพิกถอน: ลูกค้าสามารถใช้สิทธิ์เพิกถอนเพื่อยกเลิกสัญญาได้ สำหรับบริการดิจิทัลหรือการชำระเงินตามรอบบิล คุณสามารถปิดการเข้าถึงได้เมื่อลูกค้ายกเลิก

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าในสเปน

ธุรกิจควรดำเนินการอย่างไรหากลูกค้าทำการเปลี่ยนแปลงระหว่างรอบการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า

หากลูกค้าเปลี่ยนแพ็กเกจ ยกเลิก หรือเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดของสัญญาในช่วงกลางรอบบิล การเรียกเก็บเงินแบบแบ่งชำระตามสัดส่วนก็ถือเป็นวิธีที่เหมาะสมที่สุด วิธีนี้จะทำให้ค่าบริการจะสอดคล้องกับการใช้งานจริงในช่วงเวลาดังกล่าว

จำเป็นต้องต่ออายุการมอบอำนาจของ SEPA สำหรับการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าทุกรอบหรือไม่

หนังสือมอบอำนาจของ SEPA ใช้การลงนามเพียงครั้งเดียวเท่านั้นเมื่อเริ่มต้นสัญญา ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องต่ออายุกับแต่ละรอบการเรียกเก็บเงิน ธุรกิจจะต้องจัดเก็บข้อมูลดังกล่าวไว้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ตามระยะเวลาที่ระบุไว้ในสัญญา หากจำเป็นต้องใช้หลักฐานการอนุมัติ