【ZOHO CRM】ワークフローを使った見込み客変換時のバリデーションチェック

Zoho
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最近 Zoho 製品にふれることがあるので、いろいろと備忘録として残しておきたいと思い、投稿しております。あくまでも自分の考えなので、100%正しいとは限らないことあらかじめご了承ください。

目次


1. 結論

現在（2021 年 5 月時点）の Zoho CRM では、見込み客変換時のバリデーションチェックは出来ないようです。代替案として、ワークフローなどをつかってチェックを実施し、見込み客を変換する方法があります。設定だけを知りたい方はこちらからどうぞ！


2. 見込み客から連絡先への変換時の問題点

こちらで解説した通り見込み客（リード）は、ビジネスの対象かどうか決定していない（営業活動の対象とすべきか未定である）人達です。その後、なにかしらのフローによって精査されていき、有効であると判断されると連絡先に変換されるのが基本的な流れです。

見込み客 --変換--> 連絡先/取引先/商談
※くどいようですが、上記は基本的な流れです。組織によっては見込み客を使わないところもあるでしょう。

その変換の際に「一定の基準を設けたい」という方は多いのではないでしょうか。例えば、展示会で取得した見込み客には、製品に興味があるわではなく、ただノベルティ（景品）が欲しいだけだった人も含まれています。（あとは、コンパニオンと話したかっただけとか）

つまり、見込み客の中には、顧客になる可能性がとても低いデータも含まれています。そのようなデータを弾くために、連絡が取れたかどうか、自社の製品/サービスに興味があるかどうかなどをもとに一定の基準を設定しているところが多いと思います。また少し発展して、Zoho CRM のスコアリングルールの機能によって算出されたスコア値をもとに連絡先に変換しているなんてところもあります。

しかし、その変換の際に地味に問題になるのが、どのようにしてデータの質を保つのか ことです。別の言い方をすると、変換する際に一定の基準を満たしているかどうか確認する必要があるが、どのように確認するのか ということです。


3. Zoho CRM の場合

見込み客を変換する時にできるだけノイズを減らすことは、その後の営業活動においても重要なことです。しかし、Zoho CRM では変換時の確認（バリデーションチェック）に対応していません 。（2021 年 5 月時点）

もちろん、運用でカバーする手段もありますが、せっかく CRM という IT 製品を使っているので機械的なチェックを行いたいという方も一定数いるのではないでしょうか。


4. ワークフロールールを活用した見込み客の変換

ワークフローを利用するといろいろなことができますが、その中の 1 つとして、「見込み客の変換」があります。また[権限]にて見込み客の変換操作の権限を制御できます。 その 2 つを組み合わせることで、

  • 条件を満たす見込み客のみ自動的に変換を行い - â‘ 
  • また一般利用者が勝手に変換できないように権限を制限する - â‘¡

ことができるになります。次よりそれぞれの手順を紹介します。


① 見込み客変換の設定
  1. [設定] > [ワークフロールール] > [ルールの作成]をクリック

  2. タブでは[見込み客]を指定し、ルール名などは任意の値を入力 f:id:zunda_moch1:20210530174248p:plain:h300

  3. [いつ？]のセクションにて[データを操作した時] > [編集] > [いずれかの項目が更新されたとき]を選択し[次へ]をクリック f:id:zunda_moch1:20210530174358p:plain:h300

  4. [条件]のセクションにて変換対象となるときの条件を指定

    例）
    見込み客ステータス / が次の値と等しい / 有効(精査済み)　※"有効(精査済み)"はカスタマイズした値です。
    会社 / が空ではない
    スコア / >= / 20 　※スコアリングルールについてはこちら

f:id:zunda_moch1:20210530174437p:plain:h300

  1. [すぐに実行する処理]より[変換]をクリック
    2. f:id:zunda_moch1:20210530174455p:plain:h300
  2. 見込み客のデータをどのタブに引き継ぐのかまたは担当者はだれにするのかなどを設定
    3. f:id:zunda_moch1:20210530174514p:plain:h300
  3. [保存]をクリック


② 変換権限の設定
  1. [設定] > [セキュリティ設定] > [権限]より任意の権限をクリック
    ※デフォルトの[管理者]と[標準]は、編集可能なところが制限されている仕様なので、[新しい権限設定]より新規作成&CRM のユーザに作成した権限を割り当てる必要があります。 f:id:zunda_moch1:20210530175105p:plain:h300
  1. [ツール] > [変換]より[見込み客]のチェックを外す
    2. f:id:zunda_moch1:20210530175123p:plain:h300


5. まとめ

今回は、ワークフローを利用して見込み客変換時に"擬似"バリデーションチェックを行う方法の備忘録でした。将来的にはバリデーションチェックが実装されることもあるかもしれませんが、今のところ対応していないため、ワークフローを使って条件をもとに自動変換させることで代替する方法があります。運用次第ではイマイチかもしれませんが、どうしてもバリデーションチェックを挟みたい方の参考になれば幸いです。


ではでは、よい ZOHO ライフを！ Until next time, goodbye!