請求書の再発行とは何か

請求書の再発行は、誤りのある初回インボイスを訂正または取り消すために使用します。同様の意味で、「修正インボイス」や「インボイスの修正」という用語も使用されます。初回インボイスは請求書の再発行によって取り消され、正しいインボイスを新しく発行できるようになります。誤りのあるインボイスを受取人が手作業で修正することはできないため、このプロセスが必要です。

請求書の再発行とクレジットノートの相違点

ドイツ VAT 法 (Umsatzsteuergesetz、UStG と略します) の第 14 条によると、クレジットは一種の請求書の再発行としての役割を果たし、ボーナスまたは手数料の支払いに使用されます。クレジットは、かつては、誤りのあるインボイスを修正または取り消すためにも使用することができました。たとえば、企業が実際より 200 ユーロ多いインボイスを発行した場合、同じ金額のクレジットを正式に発行していました。2013 年 7 月 1 日にドイツの VAT 法が改定されたため、そのような処理は利用できなくなりました。同法によると、インボイスの修正はすべて、請求書の再発行の形式で行う必要があります。現在、クレジットは、その本来の目的であるクレジットのクリアリングのためにのみ使用できます。

請求書の再発行を発行する必要があるケース

請求書の再発行は、企業がインボイスを送付したとき、誤りがあることにすぐに気付いたり、インボイス番号がない、または金額が間違っているといった指摘を相手方から受けたりした場合に必要になります。ただし、すべての入力ミスについて逐一請求書の再発行を発行する必要があるわけではありません。たとえば、サービスの説明に含まれるスペルミスは、内容の実際の意味に影響がない限り、問題になりません。

問題になるのは UStG 第 14 条 4 項で規定されている必須情報で、この情報はインボイスに含まれていなければならず、正確である必要があります。それには、名前と住所、インボイス番号、インボイスのサービス期間と発行日、サービスの説明、納税者番号または VAT 識別番号、純額、税額、税率を含む総額のほか、該当する場合には小規模企業の場合の免除に関する注記が含まれます。誤りは容易に入り込みます。以前に発行したインボイスを新しいインボイスのテンプレートとして使った場合には、特にそうです。そのような場合は、日付やインボイス番号を直し忘れたり、税率を間違えたりしがちです。

請求書の再発行を発行する必要があるかどうかを決める別の大きな要素は、相手方の企業がインボイスを既に自社の会計システムに記録したかどうかです。まだ決済が行われていない場合は、請求書の再発行を発行しても構いませんが、そのようにすると第 2 のオプションに比べて余分の事務処理が発生してしまいます。シンプルな代替オプションは、両方の当事者の同意のもとで、同じインボイス番号でインボイスを書き直して発行するという方法です。必要に応じて修正書類を送付し、欠落している情報を追加したり、誤りのある情報を修正したりすることもできます。修正書類では、修正が必要なインボイスを (インボイス番号を明記することで) 明確に参照する必要がありますが、修正書類そのものには新しいインボイス番号を付与しません。インボイスを発行したサービスが既に相手方の会計システムに記録されている場合には、代替オプションを選ぶことはできず、請求書の再発行を発行する必要があります。

ただし、請求書の再発行は、発行したインボイスに誤りがある場合に必要になるだけではありません。返金のために使用することもできます。これは、企業が約束したサービスがまだ完全には提供されていない場合、まったく提供されていない場合、または十分な程度まで提供されていない場合に当てはまります。また、商品の納入が不完全な場合や、苦情が申し立てられた場合に適用されます。

請求書の再発行に含める必要のある情報

標準的な初回インボイスと同様に、請求書の再発行は必須情報に関してすべての法的要件を満たす必要があります。注目するべき具体的な点をいくつか挙げます。書類には、「インボイス」の代わりに、「請求書の再発行」、「修正インボイス」、または「インボイスの修正」と明記する必要があります。新しいインボイス番号を付与します。修正が必要なインボイスを明確に参照するために、関連する番号と日付を引用する必要があります。例: 「この請求書の再発行により、[インボイス日付] 付けのインボイス [インボイス番号] を修正します」。

サービスの説明またはインボイスアイテムを、元のインボイスから 1 つ 1 つコピーします。請求書の再発行の末尾のインボイス金額と VAT 金額は負の数字として記録されるため、先頭にマイナス符号を付けます。この点が、請求書の再発行とクレジットの相違です。クレジットには負の金額は表示されません。請求書の再発行には、請求金額が払い戻される方法と日付を記載することをお勧めします。送金を差戻すほかに、未払い額の相殺を実行することもできます。

UStG 第 14 条 4 項によると、請求書の再発行には以下の必須情報を含める必要があります。

• インボイス発行者の氏名と住所
  
• インボイス受取人の氏名と住所
  
• 納税者番号または VAT 識別番号
  
• 請求書の再発行の発行日
  
• 「請求書の再発行」と明記すること (「インボイス」ではなく)
  
• 新しいインボイス連番
  
• 元のインボイスのインボイス番号
  
• 元のインボイスの発行日
  
• サービスの説明またはインボイスアイテム (元のインボイスと同じ)
  
• 純額、総額、合計金額を負の数字として記録
  
• 税率と税額を負の数字として記録
  
• 必要に応じて、小規模企業の場合の免除に関する注記
  

請求書の再発行のテンプレート

もちろん、独自の請求書の再発行を手作業で作成するために、元のインボイスに必要な修正を加えることもできます。ただし、手作業で修正する場合は、何かを忘れたり見落としたりするリスクがあります。こうした誤りが会社の会計検査中に見つかると、コストが高く付くおそれがあります。そのため、企業がインボイスを作成するときは常に十分な注意を払い、請求書の再発行にすべての主要な必須情報が含まれているかどうか再確認する必要があります。モデルフォームをテンプレートとして使えば、この作業がさらに簡単になり、時間の節約にもなります。

また、認定されている決済サービスプロバイダーの支援を受ければ、企業のインボイス発行プロセスを完全に自動化するオプションも提供されます。スマートなインボイス発行プログラムにより、即時にインボイスを作成して送信できます。支払いを収集して、取引を完了させることもできます。これは、インボイス発行の拡張可能なアプローチで、リソースの解放とエラー率の削減につながります。

請求書の再発行について知っておくべき他の重要な事柄

請求書の再発行を作成したら、新しい、修正済みのインボイスを設定する必要があります。これを忘れないようにすることが大切で、請求書の再発行と一緒に直接送信することができます。したがって、特定のプロセスに関連して次の 3 つの書類が物理または仮想レコードに保存されます: 誤りのある初回インボイス、請求書の再発行、修正済みの新しいインボイス。ドイツでは、インボイスやあらゆる種類のビジネス書類に保存義務が適用され、それらの書類を少なくとも 10 年間保存することが企業に義務付けられています。これは、請求書の再発行に特に適用されます。それらは、VAT や税金の不正操作の一般的な疑義の対象になるため、企業の会計検査中に入念に調査されます。そのため、企業は書類の保存に十分な注意を払い、それぞれのケースの差戻しの理由をいつでも説明できるようにしておく必要があります。