電子請求書とは？

電子請求書とは、メールやインターネットを通じてやり取りができるようにデータ化された請求書のことを指します。紙の請求書を郵送するのが一般的だった従来の方法と比較すると、インターネットを介したやり取りとなる電子請求書では、送付にかかるコストの削減や、請求書の修正・管理など運用面での業務効率化が期待されます。

広義においては紙で作成したものをスキャンして PDF 形式などで電子化したものも含まれ、Web 請求書などと呼ばれることもあります。

請求書の電子化が進む背景、改正電子帳簿保存法

日本で電子請求書が注目を集める主な背景には、2022 年 1 月に施行された改正電子帳簿保存法があげられます。
電子帳簿保存法 (略して、電帳法) とは、税法上保存が必要な帳簿･書類のデータ保存を可能とする法律です。初めて制定されたのは 1998 年で、紙での保存が義務付けられていた国税関係帳簿や国税関係書類について、一定の要件を満たせば電子データでの保存が認められるようになりました。

制定以降、何度も改正が進められ、2022 年 1 月に大幅に見直されました。そして 2 年間の宥恕 (ゆうじょ) 措置期間を経た 2024 年 1 月からは、電子取引 (メールやインターネットを介してやり取りした請求書などの取引関連書類) の電子データでの保存が完全に義務化されました。

電子取引の電子データ保存の義務化と同時に、電子保存のための手続きも簡略されたことから、各種書類の電子化がますます注目を集めるようになりました。

電子請求書のメリット

電子請求書の導入にあたっては、メリット、デメリットがそれぞれ考えられます。まず、メリットから見てみましょう。

郵送料などのコスト削減

日本では、紙の請求書を郵送する商習慣がありますが、請求書を電子化してメールなどを通じて送信することで、送付コストのほか、印刷・封入作業などにかかるコストを削減することができます。

処理スピードの向上

請求書をメールなどオンラインでやり取りすることにより、印刷して封入する時間が削減されるだけでなく、取引先に届くまでの時間も短縮されます。

また、テレワークを実施する企業では、請求書を電子化することで離れた場所で働く同僚との確認作業や社内承認、発行などがよりスムーズになるという利点もあげられます。

再発行・修正・検索に簡単対応

請求書に間違いがあった場合や、再発行・修正を依頼された場合など、紙で送付した請求書ではその都度、印刷して再郵送することになります。一方、電子請求書であれば、修正から送信までをスムーズに行うことができます。

また、電子請求書を電子データとして保存することで、データ検索機能を利用して必要な請求書にすぐにアクセスできるようになります。

電子請求書のデメリット

電子請求書を導入するデメリットとしては以下の点が挙げられます。

取引先によっては紙を希望する場合もある

請求書は発行する側だけに関係するものではなく、取引先にも影響を与えるものです。取引先から「紙・書面で送ってほしい」などの要望がある場合は、個別に対応する必要があります。

導入・運用コストの発生や社内業務の見直し

これまで請求書を紙で管理してきた企業にとっては、新たに電子請求書を導入することで社内業務の見直しが必要となるほか、導入に関連するコストも発生することが予想されます。

電子請求書に印鑑は必要？

長年の商習慣として、日本では書類に印鑑を押すことでそれが正式なものとして認識されてきました。しかし、請求書への押印は法律で義務付けられているわけではありません。2023 年 10 月に始まった適格請求書等保存方式 (通称: インボイス制度) でもその点に変更はありません。

電子請求書の作成方法は？

請求書を電子化する方法は、紙で作成したものをスキャンしてデータ化する方法から、表計算ソフトや文書作成ソフトを独自に活用して作成する方法、専用のソリューションを利用して作成する方法まで、様々な手段があります。

Stripe では、請求書をオンラインで簡単に作成・送付し、買い手からの支払いを素早く受けるためのツールとして Stripe Invoicing をご用意しています。請求書の作成や、変更の履歴保存、請求済みの請求書を誤って削除しないための保護機能、金額・請求先情報などで検索する機能などを提供しており、インボイス制度にも対応しています。また、電子帳簿保存法で求められる要件にも対応しています。