請求書表記とは

請求書表記とは、利用者のクレジットカードまたはデビットカードの明細書に表示される識別テキストです。請求書表記には、請求対象の取引とビジネスについての情報が含まれています。利用者のクレジットカードまたはデビットカードの明細書には、請求期間中に発生したほかの請求明細と共に、ビジネス情報が表示されます。

ビジネスが請求書表記を作成するのは、大抵の場合は、加盟店アカウントを開設するときです。通常では、すべての取引、または少なくとも同種類の取引に、同じ請求書表記を適用します。各取引は、支払い参照情報番号で示され、請求書表記と共に、カード明細書に表示されます。

請求書表記の種類

請求書表記は、2 種類 (ソフトとハード) あり、静的または動的のどちらかになります。

• ソフト表記
  ソフト表記は保留中の取引を表します。この一時的な表記は、通常ではカード発行会社による支払い承認時に、カード保有者のオンライン取引ログに表示され、取引決済後には、永続的な表記に置き換えられます。

• ハード表記
  取引決済後に、ソフト表記に替わってカード保有者の明細書に表示される、永続的な請求書表記です。最終請求額と共に明細書に表示されるまでには、通常では数日かかります。

• 静的表記
  ほとんどの場合、静的表記にはビジネス名のみが含まれます。静的表記は 1 つの商品またはサービスを提供するビジネスに適しています。たとえば、1 つの CRM ソフトウェア製品のみを提供する SaaS 企業の場合は、利用者がカード明細書でその企業への支払いを識別するには、静的請求書表記で恐らく十分です。

• 動的表記
  動的表記を使用すると、請求書表記に詳しい情報を含めることができます。動的表記には、通常では以下の情報が含まれます。

  • 企業名 (3 文字に短縮されて、末尾にアスタリスクが付く)
    
  • 提供した商品またはサービスの短い説明
    
  • 企業の電話番号
    

ビジネスは、自社にとっての優先事項や、明細書内でどれだけの領域を使用できるかに応じて、上記の詳細の一部かすべてを選択できます。動的表記の文字数は、大抵の場合は 20 ～ 25 文字までに制限されています。ビジネスにとって最も有効な請求書表記の書き方については、もう少し後で詳しく説明します。

利用者には請求書表記がどのように表示されるのか

カード明細書には、最初にソフト表記、後でハード表記が表示されます。ソフト表記は、カード保有者のカード発行会社が取引をオーソリした直後に、大抵の場合は保留中の取引として表示されます。取引の決済後には、ソフト表記はハード表記に置き換えられます。これは、通常では数日かかります。

ソフト表記のオーソリされた支払い額が最終請求額と異なることがありますが、ハード表記は必ず最終額と共に転記されます。たとえば、ホテルが利用者の宿泊中に発生する宿泊料以外の料金を追加するためにクレジットカードの処理を一時保留にした場合は、保留した時点での請求額と、決済時の最終請求額では、請求書表記が異なる可能性があります。

詳細は、カード支払いのオーソリ、キャプチャ、決済プロセスについての弊社の記事をご覧ください。

請求書表記と支払い参照情報の違い

支払い参照情報番号は、取引を識別するための数字と文字の一意の組み合わせです。支払い参照情報が使用されるのは、カードの支払いだけではありません。銀行振込にも支払い参照情報があります。請求書表記は理解可能な単語や番号で構成するのが理想ですが、支払い参照情報はランダムな番号と文字の組み合わせです。

支払い参照情報は、請求書表記と同じようには役に立ちません。利用者が口座明細書の支払い参照情報を見ても、どのビジネスから何を購入したのかはわかりません。その目的のためには、請求書表記を利用できます。利用者が特定の取引について銀行に問い合わせるときには、支払い参照情報を利用できます。

請求書表記と支払い参照情報があれば、利用者は取引を識別して、カード発行会社に問い合わせることができます。

チャージバック予防のための請求書表記の活用

請求書表記は、ビジネスがチャージバックの予防に活用できる強力な手段です。チャージバックとは、デビットカードまたはクレジットカードでの購入後の返金です。利用者が銀行またはクレジットカード発行会社に不審請求を申請すると、チャージバックが開始されます。

利用者がチャージバックをリクエストする最もよくある状況の 1 つは、カード明細書の明細に身に覚えがないときです。請求書表記でビジネスの名前を明示することで、利用者からのチャージバックのリクエスト件数を最小限に抑えることができます。

ただし、効果の高い請求書表記を利用しても、ビジネスのチャージバックをすべて無くすことはできません。チャージバックが発生する理由とそれらの予防手順は、ほかにいくつもあります。請求書表記は簡単に利用できる有効な対策です。

請求書表記を書くためのヒント

請求書表記は短いテキストですが、その作成前に検討すべきガイドラインがあります。ビジネスに最適な請求書表記を作成するのに役立ついくつかの指針を説明します。

• シンプルに
  請求書表記にどのような情報を含めるとしても、わかりやすく単純な言葉を選びます。有効な請求書表記を書くには、最小限の単語と文字で、できるだけ多くの詳細情報を示します。

• 利用者に認知されているビジネス名を適用する
  多くのビジネスは、会社が登記されている正式な名前と、利用者に知られた別の名前を持っています。請求書表記には、利用者が認識できるビジネス名を含めてください。たとえば、会社の登記名が「Wax Creations, LLC」であっても、「Creative Candles」という名前のキャンドルショップを運営している場合は、請求書表記には「Creative Candles」を適用する必要があります。

• ウェブサイト関連の場合は、その名前を含める
  EC ストアビジネスのビジネス名よりもウェブサイト名の方が利用者にわかりやすい可能性が高い場合は、請求書表記にウェブサイト名を適用します。

• 電話番号を含める
  いつも対応するスタッフがいて、簡単につながる顧客サービスの電話番号がある場合は、チャージバックの可能性を減らすために、その電話番号を請求書表記に含めます。ただし、電話番号を載せるのは、信頼できる顧客サービスに力を入れている場合に限らないと、逆効果になる可能性があります。元からの問題に加えて、不快な顧客サービス体験まで生じさせてしまうリスクを避けましょう。

請求書表記は、一目見ただけでは重要でないように見えるかもしれませんが、ビジネスによる信頼の醸成と顧客体験の向上に役立ちます。企業は簡潔な表記を最適化することにより、チャージバックを減らし、ブランド認知を高めて、シンプルな取引体験を実現できます。請求書表記を活用することが、大きな効果と長く続く顧客関係につながり、ビジネス全体の成功に寄与します。