Herausforderung

Seit seiner Gründung im Jahr 2017 legt Retool sein Hauptaugenmerk auf das Wachstum. Bereits zu einem frühen Zeitpunkt setzte das Unternehmen technische Ressourcen für die Plattformentwicklung und die Schaffung einer Grundlage für die zukünftige Skalierung ein.

„Höchste Priorität hatte für uns der Ausbau unseres Self-Service-Geschäfts“, so David Hsu, Gründer und CEO von Retool. „Wir wollten Retool optimal nutzen und uns dann Gedanken über die Monetarisierung machen.“

Als sich diese Wachstumsstrategie bezahlt machte, verlagerte Retool seinen Schwerpunkt darauf, Reibungspunkte bei der Zahlung zu reduzieren, flexible Monetarisierungsoptionen zur Unterstützung neuer Produkte und Dienstleistungen anzubieten sowie die Voraussetzungen für eine unkomplizierte Expansion in globale Märkte zu schaffen. Zudem musste das Unternehmen seine Aufgaben in Bezug auf Steuerkonformität und internationale Währungen besser bewältigen. Dabei sollte das Team jedoch nicht mit langwierigen und frustrierenden manuellen Arbeitsschritten oder der mühsamen manuellen Fehlerprüfung beim Datenfluss zwischen verschiedenen Plattformen belastet werden.

„Wir haben unseren Schwerpunkt dahingehend verlagert, dass wir so schnell wie möglich Geld verdienen. Insbesondere mussten wir unserer Kundschaft die Gewissheit geben, dass sie uns einfach und sicher bezahlen kann“, erklärt Luke Franklin, Controller bei Retool. „Wir wollten aber auch Flexibilität beim Bezahlen, da wir neue Produkte und Dienstleistungen einführten, sowie die Möglichkeit, diese Zahlungen korrekt und effizient zu verwalten.“

Lösung

Retool benötigte eine umfassende Abrechnungs- und Rechnungsstellungslösung, die schnelles und einfaches Bezahlen ermöglicht und das Unternehmen im Hinblick auf eine schnelle Expansion unterstützt. Als Erstes setzte Retool Stripe Billing für einfache Monatsabonnements ein.

„Wir haben uns noch weitere Produkte angesehen, aber am schnellsten ließen sich die Zahlungen mit Stripe umsetzen“, so Hsu. „Als Developer-First-Lösung bot Stripe einen deutlichen Vorteil und das Onboarding ging wirklich einfach über die Bühne. Wir waren selbst überrascht, dass wir noch am gleichen Tag mit dem Akzeptieren von Zahlungen beginnen konnten.“

Retool führte nach und nach weitere Lösungen und Abonnementpläne ein und nahm ein Upgrade auf Stripe Billing Scale vor, um seine Monetarisierungsprozesse mit einer vollständigen Abrechnungs- und Berichterstellungslösung zu automatisieren. Anschließend wollte das Retool seine Prozesse für Steuererhebung und -konformität automatisieren, doch nachdem das Unternehmen fast neun Monate mit der Implementierung einer separaten Steuerkonformitätssoftware beschäftigt war, ließ es von seinem Vorhaben ab. Stattdessen entschied sich Retool für Stripe Tax. Diese Lösung zieht automatisch den richtigen Steuerbetrag ein und erstellt die Berichte, die zum Einreichen von Steuererklärungen benötigt werden. Da sich alles auf der Stripe-Plattform befindet, kann Retool ohne unnötige, durch manuelle Prozesse bedingte Komplikationen weiter skalieren.

„Mit Stripe sind wir effizient, denn alles befindet sich an einem zentralen Ort – Abonnements, Rechnungen, Zahlungsdaten, ausstehende Salden, Steuerautomatisierung – und wir müssen keine Daten zusammensuchen und uns nicht um unvollständige Datenströme zwischen Systemen kümmern“, so Franklin. „Dank Stripe habe ich die Gewissheit, dass wir über ein vollständiges Bild der Kundin oder des Kunden sowie über Standardisierung, zuverlässige Berichte und saubere Daten verfügen.“

Darüber hinaus bietet Retool seiner Kundschaft Stripe Checkout für eine vorgefertigte, gehostete Zahlungsseite an, die für die Konvertierung optimiert ist und zügig implementiert werden kann. Ebenfalls bereitgestellt wird Stripe Payment Element für eine Reihe umfangreicher UI-Bausteine zum Gestalten eines individuellen, aber auch sicheren Zahlungsvorgangs.

Ergebnisse

Da Retool auf die umfassende Plattform von Stripe setzt, kann sich das Unternehmen auf sein Geschäftswachstum konzentrieren und dabei den Zeit-, Ressourcen- und Entwicklungsaufwand für seine internen Teams verringern. Retool nutzt Stripe seit seinen Anfangstagen und dank der Flexibilität und Skalierbarkeit von Stripe kann das schlanke Retool-Team die Lösung auch dann nutzen, wenn das Unternehmen seine Produkt- und Dienstleistungspalette erweitert und international weiter expandiert.

Nach rund einem Monat bereit

Bereits innerhalb von etwa einem Monat war Retool bereit, mit Stripe Tax seine Umsatzsteuerkonformität sicherzustellen. Zudem war das Unternehmen jetzt so flexibel, dass es die Umsatzsteuer in den USA erheben und abführen sowie lokale Steuern in anderen Regionen verwalten konnte.

Franklin blickt zurück: „Wir waren mit dem Projekt zur Implementierung der Umsatzsteuer ziemlich weit im Rückstand. Stripe Tax war schnell einsatzbereit und gab uns die Möglichkeit, proaktiv die Rechnungsstellung in allen US-Bundesstaaten umzusetzen und die Einhaltung lokaler Umsatzsteuervorschriften sicherzustellen.“

630.000 US-Dollar an verlorenen Zahlungen mit Smart Retries zurückerlangt

Seit 2018 nutzt Retool Smart Retries von Stripe, um eine höhere Anzahl von fehlgeschlagenen Zahlungen wiederherzustellen. Zudem werden mithilfe von Stripe automatisch E-Mails an Kundinnen und Kunden gesendet, in denen diese zum Aktualisieren fehlgeschlagener Zahlungsmethoden aufgefordert werden. Die Finanz- und Buchhaltungsteams werden dabei nicht belastet.

Franklin erklärt: „Wenn Smart Retries die Zahlung nicht einzieht, können wir die Kundin oder den Kunden herabstufen und den Zugriff beschränken. So gelingt es uns, die Zahlung zu erhalten oder bei fehlgeschlagenen Zahlungen die Kundin oder den Kunden automatisch über den Zahlungsstatus zu informieren.“

Dreifaches Zahlungsvolumen per Banküberweisung im Vergleich zu herkömmlichen Kartenzahlungen

Seit der Implementierung von Stripe Payment Element und Checkout, konnte Retool seinen Kundinnen und Kunden ohne Zusatzaufwand viele verschiedene Zahlungsmethoden anbieten, darunter Banküberweisungen in USD und SEPA-Lastschriftzahlungen. Inzwischen umfassen Banküberweisungen bei Retool das Dreifache des Zahlungsvolumens im Vergleich zu herkömmlichen Kartenzahlungen.

Zentrale Plattform für Abrechnungen, Rechnungen, Steuerkonformität und mehr

Mit Stripe verfügt Retool über Effizienz und Skalierbarkeit. So bietet die Lösung einen vollständigen und vernetzten Kundenüberblick über alle Zahlungsprozesse hinweg, ohne dass komplexe Integrationen oder langwierige, manuelle Datenkonsolidierungen notwendig sind.

Franklin führt aus: „Wir können ein Kundenkonto in Stripe einrichten und alles befindet sich an einem zentralen Ort – von Abonnement- und Rechnungszahlungen bis hin zu Zahlungsdaten und ausstehenden Salden. Da wir Abrechnungen, Steuern, Berichterstattung und mehr auf derselben Plattform verwalten, hilft uns die Automatisierung mit Stripe, uns im Zuge unseres Geschäftsausbaus von ineffizienten Prozessen zu trennen. Das ist ein entscheidender Aspekt, denn wir werden das Wachstum von Retool weiterhin mit einem vergleichsweise kleinen Team vorantreiben.“