Was sind doppelte Zahlungen?

Zu doppelten Zahlungen kommt es, wenn dieselbe Verbindlichkeit mehr als einmal beglichen wird. Für ein Unternehmen kann dies Fehlern entsprechen, wie z. B. die doppelte Bezahlung der Rechnung eines Anbieters, die Ausstellung von zwei Rückerstattungen für dieselben Ausgaben oder das mehrfache Veranschlagen einer einzigen Transaktion gegenüber einem Kunden/einer Kundin.

Wie entstehen doppelte Zahlungen aus Workflows für Rechnungsstellung, Abrechnung und Zahlungen?

Doppelte Zahlungen entstehen in der Regel durch gewöhnliche Workflows, die in den Bereichen Rechnungsstellung, Abrechnung und Zahlungsabwicklung in kleinen, leicht zu übersehenden Aspekten scheitern.

Hier sind einige gängige Beispiele dafür:

• Einreichung doppelter Rechnungen: Es ist möglich, dass Anbieter Rechnungen erneut senden, da sie nicht sicher sind, ob die erste Rechnung eingegangen ist, oder dieselbe Rechnung über mehrere Kanäle (z. B. E-Mail, Post) versenden.

• Inkonsistente Rechnungsdaten: Kleine Unterschiede bei Rechnungsnummern, Datumsangaben, Beträgen oder Formatierungen können dazu führen, dass Systeme dieselbe Rechnung wie eine neue behandeln – insbesondere wenn die Kontrollen auf exakten Übereinstimmungen beruhen.

• Verdopplung von Anbieterdatensätzen: Derselbe Anbieter kann unter mehreren Namen oder Kennungen im System aufgeführt sein, wodurch dieselbe Rechnung unter verschiedenen Datensätzen bezahlt werden kann, ohne Warnungen zu generieren.

• Fehler bei manueller Eingabe und erneuter Eingabe: Manuelle Eingaben können Risiken mit sich bringen, wenn Rechnungsdetails mehr als einmal eingegeben, zwischen Tools kopiert oder nach einer Systemabschaltung oder Korrektur erneut eingegeben werden.

• Parallele Genehmigungen: Rechnungen, die an mehrere Genehmigungsstellen oder Abteilungen gleichzeitig weitergeleitet werden, können zweimal genehmigt werden, wenn ihr Status nicht zeitgleich einsehbar ist.

• Wiederholte Zahlungsversuche und Systemfehler: Eine fehlgeschlagene Bestätigung, Netzwerkunterbrechung oder verzögerte Antwort kann einen zweiten Zahlungsversuch auslösen, der dann versehentlich zweimal erfolgreich ist.

• Probleme mit der Kundenabrechnung und Kundenabonnements: Abrechnungsaufträge können mehrmals ausgeführt werden und Kunden/Kundinnen können Zahlungen zweimal einreichen. Dies führt zu doppelten Abbuchungen, die später zurückerstattet werden müssen.

Warum sind doppelte Zahlungen bei modernen Zahlungsvorgängen ein dauerhaftes Risiko?

Zu doppelten Zahlungen kommt es immer wieder, da Zahlungsvorgänge auf Volumen, Geschwindigkeit und Übergaben basieren.

Die folgenden Geschäftsbedingungen begünstigen das Auftreten doppelter Zahlungen:

• Hohes Transaktionsvolumen: Eine große Anzahl von Rechnungen und Zahlungen kann es erschweren, Duplikate ohne automatisierte Überwachung zu erkennen – insbesondere wenn Fehler einen kleinen Prozentsatz der Gesamtaktivität ausmachen.

• Manuelles Mitwirken an wichtigen Schritten: Prüfungen, Genehmigungen und Ausnahmen hängen immer noch von Menschen ab und selbst erfahrene Teams machen Fehler unter Zeitdruck oder in Spitzen-Abschlusszyklen.

• Fragmentierte Systeme: Rechnungsstellung, Beschaffung, Abrechnung und Zahlungen verwenden oft unterschiedliche Tools. Diese Trennung kann es erschweren, einen einzigen Echtzeitüberblick darüber zu behalten, was das Unternehmen bereits bezahlt hat.

• Übermäßige Abhängigkeit von der Prüfung auf exakte Übereinstimmungen: Viele Systeme kennzeichnen Duplikate nur dann, wenn Rechnungsnummern, Anbieter und Beträge perfekt übereinstimmen, wodurch annähernde Duplikate unbemerkt durchgehen können.

• Rückgriff auf Behelfslösungen: Off-Cycle-Zahlungen, dringende Ausnahmen und manuelle Überschreibungen umgehen Standardkontrollen und sorgen für Lücken, in denen es mit größerer Wahrscheinlichkeit zu Duplikaten kommen kann.

• Eingeschränkte fortlaufende Erkennung: Viele Unternehmen konzentrieren sich auf die Korrektheit aktuell erfolgender Zahlungen, aber es fehlen ihnen möglicherweise kontinuierliche Audits oder Analysen, um Duplikate nachträglich zu erkennen.

Wie wirken sich doppelte Zahlungen auf Cashflow, Genauigkeit des Abgleichs und Finanzkontrollen aus?

Der finanzielle Schaden einer doppelten Zahlung zieht sich durch die Bereiche des Liquiditätsmanagements, der Genauigkeit der Buchhaltung und der Glaubwürdigkeit interner Kontrollen.

Im Folgenden finden Sie einige der schwerwiegendsten geschäftlichen Auswirkungen:

• Sofortiger Verlust von Bargeld: Durch doppelte Zahlungen reduziert sich das verfügbare Bargeld, bis Gelder wiedererlangt werden. Dadurch entsteht ein ungeplanter, zinsloser Kredit an Anbieter oder Kundinnen und Kunden.

• Erhöhte Inkassokosten: Die Ermittlung, Validierung und Rückforderung von Überzahlungen ist zeitaufwändig und erfordert oft Nachverfolgung, Gutschriften oder rechtliche Schritte. All dies ist mit Verwaltungskosten verbunden.

• Komplexer Abgleich: Zusätzliche Zahlungen führen zu Unstimmigkeiten beim Abgleich zwischen Kontoauszügen, Nebenbüchern und Anbieterkonten. Dies kann zu einer Verlangsamung des Monatsabschlusses und einer Zunahme des Bedarfs an manuellen Untersuchungen führen.

• Falsch ausgewiesene finanzielle Angaben: Doppelte Zahlungen erhöhen bis zu ihrer Korrektur die Ausgaben und verzerren die Barguthaben, was manchmal Abrechnungszeiträume überschreitet und Korrekturen der Berichterstattung erschwert.

• Geschwächtes Vertrauen in die Kontrollen: Wiederholte doppelte Zahlungen sind ein Zeichen für Lücken in den Finanzkontrollen eines Unternehmens. Dies kann Führungskräften, Wirtschaftsprüfern und Aufsichtsbehörden Anlass zu Bedenken geben.

• Ablenkung der Teams: Die Zeit, die für die Behebung vermeidbarer Fehler aufgewendet wird, hält Finanzteams von höherwertigen Aufgaben wie Prognosen, Analysen und Lieferantenstrategie ab.

Wie können Unternehmen doppelte Zahlungen effektiv erkennen, verhindern und verwalten?

Um doppelte Zahlungen zu minimieren, müssen Sie die Zahlungsvorgänge so gestalten, dass es schwierig ist, doppelte Zahlungen zu erstellen – und so, dass sie leicht zu erkennen und zu beheben sind.

Die folgenden Maßnahmen können helfen:

• Die Aufnahme und Abwicklung von Rechnungen zentralisieren: Leiten Sie alle Rechnungen über ein einziges System oder einen Posteingang weiter, damit doppelte Zahlungen nicht team- oder standortübergreifend parallel abgewickelt werden können.

• Rechnungsanforderungen standardisieren: Verlangen Sie einheitliche Rechnungsnummern, Anbieternamen, Daten und Referenzen, damit die Systeme über zuverlässige Daten zum Vergleichen und Validieren verfügen.

• Saubere Anbieterdaten pflegen: Prüfen und konsolidieren Sie regelmäßig die Anbieterdatensätze, um sicherzustellen, dass jeder Anbieter nur einmal mit einheitlichen Kennungen und Zahlungsdetails angezeigt wird.

• Die Duplikatserkennung automatisieren: Verwenden Sie Systeme, die exakte und annähernde Duplikate von Rechnungen markieren, indem sie Beträge, Daten, Rechnungsnummern und Anbieterattribute vergleichen, anstatt sich allein auf genaue Übereinstimmungen zu stützen.

• Strenge Genehmigungskontrollen durchsetzen: Trennen sie die Erfassung, Genehmigung und Zahlungsfreigabe von Rechnungen und wenden Sie bei Zahlungen hoher Beträge oder Off-Cycle-Zahlungen zusätzliche Prüfmaßnahmen an.

• Schutzmaßnahmen in die Ausführung von Zahlungen integrieren: Verwenden Sie eindeutige Transaktionskennungen und Idempotenz-Kontrollen, damit ein erneuter Versuch einer Zahlung nicht zu zwei erfolgreichen Überweisungen führen kann.

• Überwachen Sie ständig, nicht nur zum Zeitpunkt bestimmter Prüfungen: Führen Sie regelmäßige Ausnahmeberichte und Analysen durch, um potenzielle Duplikate schnell aufzudecken, bevor eine Wiederherstellung schwierig wird.

• Eine Feedbackschleife erstellen: Behandeln Sie jede doppelte Zahlung als Signal, um den zugrunde liegenden Prozess zu beheben, und nicht als isolierten Fehler, der ein Stornieren erfordert.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Einzug der Zahlungen. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Dunning-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

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